Crear mi propia tabla en o descargar una plantilla online para llevar mis finanzas personales en Excel, ese es el dilema. 7 argumentos para que decidas con fundamento.
Cuando pensamos en organizar las finanzas personales, Excel está de número uno en la cabeza de muchas personas (incluyéndome).
Uno de los puntos a favor de Excel es que ya lo conocemos. Ya sabemos dónde están los comandos y las fórmulas y sabemos navegar en las celdas. Por lo tanto, mantenernos en este programa de Microsoft es una alternativa con curva de aprendizaje muy corta.
Ahora la pregunta es: Es mejor hacer una tabla para llevar mi contabilidad doméstica o descargar un formato para finanzas personales en Excel; ese es el dilema.
Este artículo pretende darte criterios para que tomes la mejor decisión, ya que escoger la herramienta adecuada es uno de los factores clave para que nuestra misión de organizar las finanzas del hogar sea exitosa, fácil, y sobre todo, que permanezca en el tiempo.
Tabla de contenido
Definir el propósito del formato o plantilla
Cuando inicio el proceso de asesoría con todos mis clientes, les pregunto si tienen algún sistema de información para sus finanzas personales. En la gran mayoría de los casos sí llevan algún sistema, pero con el tiempo caen en alguna de los siguientes inconvenientes:
- Registran los datos y después de un tiempo lo dejan de usar porque no ven progreso.
- Consideran que copiar las facturas, recibos y comprobantes es toma demasiado tiempo y es muy dispendioso.
- Construyen una tabla o anotan en papel, pero no ven muy bien la utilidad de hacerlo, por lo tanto detienen la actividad.
Hay tres objetivos fundamentales al llevar un sistema de información de las finanzas familiares o personales:
- Entender con precisión la situación actual.
- Plantear una meta relevante, como por ejemplo: alcanzar la Libertad Financiera, salir de las deudas, comprar una casa. El límite es la imaginación.
- Saber si estoy avanzando en el camino hacia la meta que definí.
A mi juicio, un sistema de información debe servir para manejar (gerenciar, sería mejor decir) estos tres objetivos simultáneamente, ya sea que lo hagamos en papel, con un app o con plantillas de excel para finanzas personales.
Esto es válido para una persona individual, una pareja o una familia con muchos miembros.
Por qué es importante entender el propósito primero
No saber por qué se está haciendo algo es el primer motivo para dejarlo; esto es lo que le pasa a la mayoría de mis clientes.
Cuando sabemos qué estamos haciendo, para qué lo estamos haciendo y es realmente importante para nuestra vida, tenemos el aliciente para que se mantenga en el tiempo, lo que es uno de los retos más importantes.
Características básicas de la herramienta
Si estás convencido de que tu propósito es entender tu situación actual, plantearte metas a futuro y asegurar el avance de lo primero a lo segundo, ya sabes qué debe hacer la herramienta:
1. Entender la situación actual
Veo que muchas personas registran únicamente los gastos. Sin embargo la vida financiera de una persona o una familia tiene otras variables muy importantes:
- Ingreso: El dinero que entra cada mes, como salario, rendimientos, dividendos, intereses u otros.
- Gastos: Dinero que gastas mes a mes.
- Activos: Aquellos bienes de los que esperas un beneficio económico futuro.
- Pasivos: Deudas o créditos que tomas. Generalmente tienen asociados una tasa de interés. Caso típico es la tarjeta de crédito, que, con frecuencia tienen el interés más alto.
Registrar los gastos mensuales claramente no es suficiente. Si logras reducir los gastos, pero tus ingresos se reducen más rápido no produce un mayor ahorro.
2. Definir una meta
La herramienta que uses para gestionar tus finanzas personales en excel, plantillas en Google Sheet, un app o el papel debe poder registrar tu meta e incluso ayudarte a definirla.
Te invito a que leas nuestro artículo sobre cómo definir tus metas en la vida, para que tengas una idea más clara del gran valor que tiene este ejercicio, del proceso para llevarlo a cabo y algunos ejemplos reales.
Si tu meta es comprar la casa de tus sueños, es importante que la definas con precisión: Dónde está ubicada, qué área tiene? Cual es su precio? Cuál es el porcentaje de valorización anual estimado?
Una vez que tengas este valor (cuánto costará tu meta en unos años), es importante definir una fecha. Al menos un rango en el tiempo.
Una posible definición sería:
“Decido tener una casa de 400 m2 de dos plantas, en el barrio de Valle Poniente, Monterrey, con vista a las montañas, cerca de la avenida pero totalmente silenciosa, con un jardín al menos de 100 m2, nueva. Dispondré de un millón de dólares para comprarla antes del año 2027”
Ojalá la pintes o tengas una foto de una casa parecida a la que quieres. Visualízala. Imagina cómo se ve por fuera. Siente cómo es recorrerla por dentro.
Siéntente en la cocina, luego en el comedor. Creo que tienes la idea…
Es importante que la meta sea factible. Si hoy tienes un patrimonio de 2.000 dólares y te pones la meta de tener un millón en 6 meses, tal vez hay que recalcular.
Es frecuente sobreestimar las posibilidades a corto plazo y subestimar las posibilidades a largo plazo. Si la meta se ve demasiado grande, simplemente dale más tiempo. En vez de 7 años, propón alcanzarla en 10 o 12.
3. Plan de largo plazo y presupuesto anual
Una vez que tienes la meta, el siguiente paso es hacer un plan de largo plazo. Una buena plantilla hace este trabajo para tí.
El presupuesto anual es una proyección de 12 meses, que parte de la situación actual del momento en que la preparaste, y apunta a cumplir año a año el plan de largo plazo que termina al alcanzar la meta.
El plan anual une la situación actual con la meta.
El presupuesto se encarga de guiarte para que año a año cumplas con el plan de largo plazo.
Una buena plantilla tendrá ayudas para facilitarte el proceso de presupuesto.
Cuánto tiempo toma llevar las finanzas personales en Excel
Si has leído hasta este punto, te habrás dado cuenta que tu estructura financiera es ciertamente compleja. Tiene muchas variables, cambia todo el tiempo y contiene muchísima información. Al año pueden sumar miles de registros.
Un problema frecuente es que las personas tienden a subestimar la complejidad y la importancia de llevar de forma seria las finanzas. Casi todas las semanas oigo y veo de primera mano tragedias familiares de personas muy inteligentes y preparadas, que se desfinancian o incurren en deudas que no pueden pagar.
Lo usual es que nos enfocamos muchas horas al día en ganar dinero (ingresos) y muy pocas horas o minutos al mes a administrar este dinero y a tomar decisiones conscientes.
Mi esposa y yo llevamos unos 14 años con un sistema como el que describo en estas líneas y el tiempo que nos toma administrarlo es:
- 2 horas mensuales para comparar lo que sucedió en el mes contra lo que presupuestamos. Normalmente lo hacemos el primer sábado del mes.
- 1 día para hacer el presupuesto del año. Fin de diciembre o principios de enero a más tardar.
- Medio día para discutir y ajustar el presupuesto.
Que es mejor: Hoja de cálculo hecha en casa vs Formato en Excel listo para usar
Las siguientes son ventajas y desventajas de cada alternativa para que tengas suficientes elementos de juicio y así tomes la mejor decisión.
- Si hay 18 categorías de gasto y cada una tiene aprox. 5 líneas, más 3 categorías de ingreso más totales y subtotales, son unos 100 registros al mes. Entre 1200 y 1500 registros al año sólo para registrar los ingresos y gastos.
Recuerda que toda esta información se produce así tengas o no un sistema de información, porque tienes una vida económica.
La herramienta que uses debe poder manejar toda esta información. Si decides hacer un presupuesto, esta información se duplica: más de 3.000 registros al año.
- Hay cuatro elementos a registrar y presupuestar:
- Ingresos
- Gastos
- Activos
- Pasivos
Además es fundamental llevar registro del patrimonio y de la capacidad de ahorro.
- Al hacer un hoja de cálculo en casa hay que estructurar muy bien todo, lo cual toma tiempo. Al usarla hay el riesgo de pérdida o distorsión de la información, mientras la persona adecua y modifica las tablas.
En cualquier caso el valiente caballero o dama que decida emprender la gesta de construir todo este sistema debe tener además de tiempo, paciencia y buenos respaldos de información, un muy buen conocimiento de Excel (tablas dinámicas, filtros, funciones de búsqueda entre otros).
- Muchas de las tablas disponibles para ser descargadas han sido probadas y mejoradas por años y usadas por decenas de usuarios, de forma que la cantidad de errores se minimice.
- Es conveniente que la información de las finanzas familiares sea gestionada por varias personas. Al menos es importante que las decisiones sean discutidas y tomadas en conjunto: Inteligencia Colectiva.
La herramienta debe ser clara, para que diversas personas la entiendan. Con frecuencia las tablas hechas en casa sólo las entiende su creador.
- La estructura de la herramienta debe estar alineada con un proceso sólido: Entender la situación actual, definir las metas y asegurar el progreso.
Conclusión
Para saber qué herramienta usar, primero debes saber qué quieres hacer y para qué:
- Define el propósito del formato o la plantilla
- Además de hacer un buen control de gastos, la herramienta te escojas debe permitirte monitorear y controlar:
- Ingresos
- Activos
- Pasivos y calcular
- El Patrimonio
- La capacidad de ahorro
- La gestión de tus Finanzas Personales tiene tres etapas importantes además del seguimiento contínuo:
- Entender la situación actual
- Definir tus metas de largo plazo
- Plan de largo plazo + Presupuesto anual
- Formato “hecho en casa” vs una hoja lista:
- Hecho en casa es una buena opción, si eres un experto en excel, tienes tiempo, paciencia y puedes controlar una posible pérdida o distorsión de datos.
- Si decides comprar formatos o plantillas listas para usar, asegúrate que lleven un buen tiempo en el mercado y hayan sido probadas por decenas de usuarios.
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